Què és?

L'informe és un text expositiu i argumentatiu gràcies al qual es pot transmetre una informació; l'informe permet exposar unes dades adreçades a un destinatari que normalment haurà de prendre una decisió en referència al tema del text. Hi ha diferents tipus d'informe; normalment se sol parlar dels informes tècnics, administratius i acadèmics.

L'objectiu de l'informe tècnic és presentar de forma clara i detallada un treball científic o tècnic d'investigació o desenvolupament, o descriure en quin estat o situació es troben un objecte o una persona molt concrets (per exemple, un edifici que pot caure, un pacient hospitalitzat, etc.). Els informes tècnics també poden considerar-se com un tipus de text bàsic de transferència de coneixements.

L'informe administratiu té com a destinatària l'Administració, que és qui ha de prendre una decisió respecte de la situació que es descriu detalladament en l'informe que elabora un tècnic. L'informe en sí no és massa diferent d'un informe tècnic, encara que el redactor ha de manifestar aquí quina és la seva opinió professional o experta en relació a aquell problema o situació concrets, ja que de fet és l'Administració qui el requereix perquè exposi quina és aquesta situació i quines possibles solucions té.

L'informe acadèmic és un text que s'elabora quan finalitza un projece d'investigació en l'àmbit universitari, encara que hi poden haver altres tipus d'informe en aquest context. En qualsevo cas, la seva finalitat és valorar els resultats del projecte, de la beca, de l'experimient o fins i tot de l'aprenentatge d'algú (les notes acadèmiques no són altra cosa que una mena d'informes).

Atenent a la seva extensió, al tema o al suport, els informes poden ser de tipus variat: breus o extensos, de caràcter més o menys formal, orals o escrits (encara que els orals solen tenir com a base un informe escrit) i de diferent temàtica científica o tècnica (branques pures i interdisciplinars).

Independentment del tipus d'informe de què es tracti, la redacció no pot ser ambígua ni confusa; un informe és un text clar, precís i exacte. El lector espera trobar-hi respostes concises a preguntes com aquestes:

De què tracta l'informe?
Qui l'escriu?
Quines són les seves conclusions o recomanacions?
Quin grau d'importància té?
Quines implicacions suposa en un determinat context professional o acadèmic?

Atenent a les característiques textuals dels informes, es classifiquen en:

a. Informe expositiu: ofereix una explicació sobre uns fets que normalmente ja han passat. Pretén transmetre una informació, unes instruccions o una descripció d'alguna cosa. Aquest tipus d'informe pot no tenir un apartat específic de conclusions o d'interpretació i avaluació, malgrat que l'objectiu últim serà que el destinatari extregui aquestes conclusions de les dades que s'aporten. Aquests informes de vegades s'anomenen dossier.

b. Informe analític: justifica una decisió o acció ja realitzada o, almenys, projectada. Aquests informes exposen, analitzen i interpreten uns fets passats o previstos, i defenen la postura o solució adoptada; també aporten algun tipus de conclusions i recomanacions. Moltes vegades aquests informes s'anomenen proposta o projecte.

c. Informe persuasiu: pretén convèncer perquè el destinatari prengui una decisió en la línia del que s'exposa en el text. Aquests informes parteixen d'una anàlisi acurada d'una determinada situació o problema, anàlisi que es realitza a partir d'uns criteris molt específics i molt clars, i proposen unes recomanacions o pla d'acció (es tracta del tipus d'informe més usat en consultoria).

S'ha de tenir en compte que els informes es redacten per a destinataris molt diversos. Poden adreçar-se a un superior en jerarquia, però també a un grup de subordinats o a col·legues als quals es facilita una informació rellevant. Malgrat que no aparegui en tots els casos un component persuasiu, és a dir, unes recomanacions explícites, aquests textos solen formar part d'un procés ulterior de presa de decisions.

L'informe és un tipus de text molt comú en la comunicació de moltes i molt diverses organitzacions i empreses. S'utilitza esencialment per a:

a. Transmetre coneixements, normalment de tema especialitzat;

b. Facilitar la presa de decisions en determinats afers per part de persones de rang jeràrquic superior, en temes normalment molt específics.

• Com es fa?

1. Etapa preparatòria

En aquesta etapa ens hem de plantejar quina és la finalitat de l'informe, quin és el problema o tema que hem de tractar i qui és el destinatari. Això suposa preveure quins aspectes del tema espera conèixer el destinatari mitjançant l'informe i, presumiblement, quins són els seus coneixements previs; a més, és important tenir en compte què es pretén que sàpiga o que faci el destinatari de l'informe després d'haver-lo llegit. És important la consideració que s'ha de ser flexible i que ens hem d'adaptar en tot moment als requeriments de la situació comunicativa. Cada informe és un text únic, especial, que sorgeix en un context determinat, també únic i especial, i la flexibilitat ens permetrà construir textos idonis per a cada situació.

2. Etapa productora

Convé recordar les següents fases: recollida de la informació necessària, presa d'apunts o notes, agrupació dels apunts segons la relació entre els temes i selecció de la informació.

L'objectiu de la recollida d'informació és que abans de començar l'etapa redactora tinguem tot el material sobre el qual treballarem. Hem de col·locar sobre el paper totes les idees o fets que tinguin relació amb el tema o problema en qüestió.

És bo anotar aquestes idees o fets d'una forma ordenada, establint un esquema previ a la redacció. Aquest esquema ens ajudarà després a redactar un informe clar i coherent.

Podem relacionar aquestes idees ajudant-nos dels mapes mentals, dels diagrames d'idees, etc. Cal tenir en compte que la informació sol tenir una organització cronològica, causal o segons altres tipus de criteris (com per exemple la comparació entre els pros i els contres, etc.).

Després d'establir les relacions entre les idees que volem exposar en el text, convé seleccionar la informació que és realment rellevant, segons el destinatari i el context en el qual es produeix la situació d'enunciació. També cal pensar en quina ha de ser l'extensió i la densitat conceptual del text.

3. Etapa redactora

En aquesta etapa haurem de prestar especial atenció a l'estructura del text, ja que de la lògica d'aquesta estructura dependrà el fet que les idees es vagin ordenant textualment de forma adequada. L'estructura habitual de tot informe és la següent:

a. Sumari
b. Introducció
c. Cos de l'informe
d. Conclusions

- Pla d'acció
- Recomanacions
- Propostes

e. Annexos i taules

Segons la rellevància de la informació i segons l'objetiu del text, el pla d'acció pot anar abans de la introducció, o bé entre la introducció i el cos de l'informe. El mateix passa amb les recomanacions i propostes, que poden estar al final del text o abans de la introducció (si és el que pot despertar més interès en el destinatari).

Només ens queda omplir aquest esquema amb un llenguatge que acompleixi amb el registre que requereix la situació d'enunciació. El resultat ha de ser un text clar, precís, exacte, impersonal i objectiu (normalment) i rigorós, malgrat que pugui tenir elements argumentatius.

- El cos de l'informe és la part més important i la que no podrà faltar mai. En ella es defineixen, analitzen, discuteixen, valoren i desenvolupen els aspecte que ajuden a acomplir els propòsits i finalitats de l'informe. Dins del cos de l'informe pot ser necessari incloure diagrames o taules que il·lustrin el que volem dir. En aquest cas, no interrompran un paràgraf i hauran de ser presentats abans de la seva aparició en el document. La seva funció ha de ser la de recolzar el que s'apunta en el text. En molts casos, haurà de valorar-se la conveniència que aquestes taules i diagrames apareguin dins del cos de l'informe, o bé en el annexos finals, amb la referència que permeti localitzar-los.

Al final del cos de l'informe s'ha de redactar un tancament de text convenient. El millor és pensar en quines són les idees fonamentals que han de quedar en la ment del lector en finalitzar la lectura. Quan al final de l'informe s'elaboren unes recomanacions o propostes, s'ha de recordar que les decisions finalment les prendran altres persones i no el propi autor de l'informe.

Si el pla d'acció, les propostes i les recomanacions es col·loquen al principi, el cos de l'informe haurà de justificar l'adequació i la viabilitat d'aquest pla, o d'aquestes propostes i recomanacions.

- La introducció ha d'entendre's com una guia que faciliti la lectura de l'informe. Les seves finalitats són establir un primer contacte amb el contingut total de l'informe, i facilitar unes normes i orientacions perquè el lector pugui llegir i valorar les pàgines que segueixen. Una introducció no ha de ser una visió general, normalment vaga, del tema, ni un desenvolupament d'aquest, ni una enumeració i explicació de les conclusions i recomanacions finals.

En la introducció hi sol haver una exposició breu del tema central, el "què" de l'informe, l'explicació dels seus objectius principals, la concreció dels destinataris, l'anunci de l'organització o pla general, i una enumeració dels criteris que s'han utilitzat per elaborar l'anàlisi. Si es considera necessari, poden explicar-se també les raons o causes de la seva elaboració, el mètode utilitzat per prendre les dades de l'informe, el context en el qual s'ha d'incloure aquest, la importància del tema, les limitacions de l'informe, les fonts de la informació i la definició dels conceptes clau per entendre els resultats o les conclusions del text (això ho trobem de vegades en els informes amb un contingut molt especialitzat).

Si l'informe és molt extens, poden afegir-s'hi agraïments a les persones o entitats que han donat recolzament a l'elaboració de l'informe o que han col·laborat, aportant dades i informació. Quan la introducció és molt breu, per exemple, si consta de dos o tres paràgrafs, no fa falta posar títol. Si és més llarga, en canvi, és millor indicar que es tracta de la introducció. El text de la introducció ha de ser molt concís, però al mateix temps ha de resultar atractiu d'alguna manera perquè el lector se senti motivat en la lectura.

- Els annexos recullen material pertinent per comprendre l'informe. Suposen un recolzament de la informació que s'ha aportat en el text. Els materials que s'afegeixen han de presentar-se de la forma que sigui més fàcil de comprendre per part del destinatari. En el annexos s'inclouen taules, gràfics (de barres, circulars, de línies, d'àrees) i pictogrames.

- Un cop acabada l'elaboració dels annexos, i com una de les últimes etapes en la redacció de l'informe, s'ha de redactar el sumari. El sumari és el resum informatiu on s'aglutinen, en forma condensada, els elements essencials de l'informe. El sumari seria com la miniatura de l'informe. Les seves funcions són: donar una visió general del contingut del text, facilitant el que és essencial; extractar el que serà millor retingut, pensant en aquelles persones que no llegeixin la totalitat de l'informe; i mostrar al lector on se situen, dins del conjunt de l'informe, cadascuna de les seves parts fonamentals. El sumari ha de contenir:

1. el títol de l'informe i la data
2. el tema
3. la seva finalitat
4. l'àmbit
5. els criteris emprats
6. els resultats i recomanacions, ordenades en forma de llista de major a menor prioritat (optatiu) 7. la seva importància
8. el seu caràcter confidencial o no
9. el codi o número de referència per a la seva identificació

Elaborar un bon sumari pot ser difícil perquè suposa haver de condensar el que a vegades s'ha explicat en moltes més pàgines. Normalment s'afirma que un bon sumari no ha d'excedir el 10% de la totalitat del text d'un informe. Actualment, es tendeix a reduir aquest percentatge al 5%. Si els informes són extensos, normalment porten a l'inici una taula o índex de continguts, que es redacta al final.

Ja hem indicat que els informes, de tot tipus, han de ser clars, exactes, precisos i concisos. Quant a les pautes generals de redacció, hem de dir que solen ser textos molt impersonals (la impersonalització s'aconsegueix mitjançant l'ús sistemàtic de la veu passiva i de les nominalitzacions, i d'elements lèxics generalitzadors que no apuntin cap a una persona concreta que és el subjecte de la redacció) i amb una estructura molt pautada.

Tot i que normalment no hi aparegui un subjecte concret, de vegades veureu que en alguns informes hi apareix una valoració personal (vegeu l'exemple que teniu en aquest apartat), especialment en textos molt tècnics en els quals s'ha demanat una valoració d'un expert, i aquest expert la manifesta (aleshores pot aparèixer un "jo" subjecte o una certa modalització, sobretot a les recomanacions o a les conclusiones). No són textos expressius, en el sentit que no s'hi busca la floritura o allò que és accessori, ni el plaer en la lectura (això no vol dir que no siguin textos ben escrits; han de ser clars i s'han d'entendre de seguida), sinó que la seva redacció és molt funcional i té uns objectius molt delimitats.

 

Bibliografia i vincles