El informe es un texto expositivo y argumentativo gracias al
cual se transmite una información y se exponen unos datos dirigidos
a un destinatario que, normalmente, deberá tomar una decisión
respecto al tema tratado en el texto. Hay diferentes tipos de
informe; normalmente se suele hablar de informes técnicos, administrativos
y académicos.
El objetivo del informe técnico es presentar de forma clara
y detallada un trabajo científico o técnico de investigación
o desarrollo, o describir en qué estado o situación se encuentran
algo o alguien muy concreto (por ejemplo, un edificio que pueda
caerse, un paciente que se halla hospitalizado, etc.). Los informes
técnicos también pueden considerarse como un tipo de texto básico
de transferencia de conocimientos.
El informe administrativo tiene como destinataria a la Administración,
que es quien debe tomar una decisión respecto de la situación
que se describe detalladamente en el informe que elabora un
técnico. El informe en sí no es muy distinto de un informe técnico,
aunque el redactor debe manifestar cuál es su opinión profesional
o experta con respecto a ese problema o situación concretos,
ya que de hecho es la Administración la que le requiere para
que exponga cuál es la situación y qué posibles soluciones tiene.
El informe académico es un texto que se elabora cuando finaliza
un proyecto de investigación en el contexto de una universidad,
aunque pueden existir otros tipos de informe en este contexto.
En cualquier caso, su finalidad es valorar los resultados del
proyecto, de la beca, del experimento o incluso del aprendizaje
de alguien (las notas académicas no son otra cosa que informes).
Atendiendo a su extensión, al tema o al soporte, los informes
también pueden ser de tipo variado: breves o extensos, de carácter
más o menos formal, orales o escritos (aunque los orales suelen
tener como base un informe escrito) y de distinta temática científica
o técnica (ramas puras e interdisciplinares).
Independientemente del tipo de informe de que se trate, la
redacción no puede ser ambigua ni confusa; un informe es un
texto claro, preciso y exacto. El lector espera encontrar respuestas
concisas a preguntas como estas:
- ¿De qué trata el informe?
- ¿Quién lo escribe?
- ¿Cuáles son sus conclusiones o recomendaciones?
- ¿Cuál es su importancia?
- ¿Qué implicaciones supone en un determinado contexto profesional
o académico?
Atendiendo a las características textuales de los informes,
se clasifican en:
a. Informe expositivo: ofrece una explicación sobre
unos hechos que normalmente ya han sucedido. Pretende transmitir
una información, unas instrucciones o una descripción de algo.
Este tipo de informes pueden no tener un apartado específico
de conclusiones o de interpretación o evaluación, a pesar de
que el objetivo último será que el destinatario extraiga esas
conclusiones de los datos aportados. Estos informes a veces
se conocen como dossier.
b. Informe analítico: justifica una decisión o acción
ya realizada o, al menos, proyectada. Estos informes exponen,
analizan e interpretan unos hechos pasados o previstos, y defienden
la postura o solución adoptada; también aportan algún tipo de
conclusiones y recomendaciones. Muchas veces estos informes
se denominan también propuesta o proyecto.
c. Informe persuasivo: pretende convencer al destinatario
para que tome una decisión en la línea de lo que se expone en
el informe. Estos informes parten de un análisis cuidadoso de
una determinada situación o problema, análisis que se realiza
a partir de unos criterios muy específicos y muy claros, y proponen
unas recomendaciones o plan de acción (se trata del tipo
de informe más utilizado en consultoría).
Hay que tener en cuenta que los informes se redactan para destinatarios
muy diversos. Pueden dirigirse a un superior en jerarquía, pero
también a un grupo de subordinados o a colegas a los que se
facilita una información relevante. A pesar de que no aparezca
en todos ellos el componente persuasivo, es decir, unas recomendaciones
explícitas, estos textos suelen formar parte de un proceso ulterior
de toma de decisiones.
El informe es un tipo de texto muy común en la comunicación
de muchas y muy diversas organizaciones y empresas. Se utiliza
esencialmente para:
a. Transmitir conocimientos, normalmente de tema especializado;
b. Facilitar la toma de decisiones en determinados asuntos
por parte de personas de rango jerárquico superior, en temas
normalmente muy específicos.
1. Etapa preparatoria
En esta etapa debemos plantearnos cuál es la finalidad del
informe, cuál es el problema o tema que debemos tratar y quién
es el destinatario. Esto supone plantearnos qué aspectos del
asunto espera conocer el destinatario por medio del informe
y, presumiblemente, cuáles son sus conocimientos previos sobre
el tema; además, es imprescindible tener en cuenta qué se pretende
que sepa o haga el destinatario del informe tras haberlo leído.
Es necesario considerar que hay que ser flexibles y adaptarnos
en todo momento a los requerimientos de la situación comunicativa.
Cada informe es un texto único, especial, que surge en un contexto
determinado, también único y especial, y la flexibilidad nos
permitirá construir textos idóneos para cada situación.
2. Etapa productora
Conviene recordar las siguientes fases: búsqueda de la información
necesaria, apuntes o notas, agrupación de las notas según la
relación entre los temas y selección de la información.
- El objetivo de la recopilación de información es que tengamos
todo el material sobre el que se trabajará antes de empezar
la etapa redactora. Hay que colocar sobre el papel todas las
ideas o hechos que tengan relación con el tema o problema
en cuestión.
- Es bueno anotar esas ideas o hechos de una forma ordenada,
estableciendo un esquema previo a la redacción.
- Podemos relacionar estas ideas ayudándonos de los mapas
mentales, los diagramas de ideas, y otros métodos para
generar
ideas, y teniendo en cuenta que la información suele tener
una organización cronológica, causal o según otros tipos de
criterios (como por ejemplo la comparación entre pros y contras,
etc.).
3. Etapa redactora
En esta etapa deberemos prestar especial atención a la estructura
del texto, ya que de la lógica de esa estructura dependerá que
las ideas se vayan ordenando textualmente de forma adecuada.
La estructura habitual de todo informe es la siguiente:
a. Sumario
b. Introducción
c. Cuerpo del informe
d. Conclusiones
e. Anexos y tablas
Según la relevancia de la información y según el objetivo del
texto, el plan de acción puede ir antes de la introducción,
o bien entre la introducción y el cuerpo del informe. Lo mismo
sucede con las recomendaciones y propuestas, que pueden estar
al final del texto o antes de la introducción (si es lo que
más le interesa al destinatario).
No queda más que rellenar ese esquema con un lenguaje que cumpla
con el registro que requiere la situación de comunicación. El
resultado debe ser un texto claro, preciso, exacto, impersonal
y objetivo (normalmente) y riguroso, a pesar de que pueda tener
elementos argumentativos.
El cuerpo del informe
Es la parte más importante y la que no podrá faltar nunca.
En ella se definen, analizan, interpretan, discuten, valoran
y desarrollan los aspectos que ayudan a cumplir los propósitos
o finalidades del informe. Dentro del cuerpo del informe puede
ser necesario incluir diagramas o tablas que ilustren lo que
queremos decir. En ese caso, no interrumpirán un párrafo y deberán
ser presentados antes de su aparición en el documento. Su función
debe ser la de apoyar lo que se apunta en el texto. En muchos
casos, habrá que valorar la conveniencia de que estas tablas
y diagramas aparezcan dentro del cuerpo del informe, o bien
en los anexos finales, con la referencia que permita localizarlos
adecuadamente.
Al final del cuerpo del informe habrá que redactar un
cierre conveniente. Lo mejor es pensar en cuáles son las ideas
fundamentales que deben quedar en la mente del lector al terminar
la lectura. Cuando al final del informe se elaboran unas recomendaciones
o propuestas, hay que recordar que las decisiones finalmente
las tomarán otras personas y no el propio autor del informe.
Si el plan de acción, las propuestas y las recomendaciones
se colocan al principio del informe, el cuerpo del informe deberá
justificar la adecuación y la viabilidad de ese plan, y de esas
propuestas y recomendaciones.
La introducción
Debe entenderse como una guía que facilite la lectura del informe.
Sus finalidades son establecer un primer contacto con el contenido
total del informe, y facilitar unas normas y orientaciones para
que el lector pueda leer y valorar las páginas que siguen. Una
introducción no debe ser una visión general, normalmente vaga,
del tema o asunto, ni un desarrollo del tema, ni una enumeración
y explicación de las conclusiones y recomendaciones finales.
En la introducción suele haber una exposición breve del tema
central, el "qué" del informe, la explicación de sus objetivos
principales, la concreción de los destinatarios, el anuncio
de la organización o plan general, y una enumeración de los
criterios que se han utilizado para elaborar el análisis. Si
se considera necesario, pueden explicarse en la introducción
las razones o causas de su elaboración, el método utilizado
para tomar los datos del informe, el contexto en el que este
debe incluirse, la importancia del tema, las limitaciones del
informe, las fuentes de la información y la definición de conceptos
clave para comprender los resultados o las conclusiones del
informe (esto sucede a veces en informes con un contenido muy
especializado).
Si el informe es muy extenso, pueden incluirse agradecimientos
a personas o entidades que han dado apoyo a la elaboración del
informe o que han colaborado, aportando datos e información.
Cuando la introducción es muy breve, por ejemplo, si consta
de dos o tres párrafos, no hace falta poner título. Si es más
larga, en cambio, es mejor indicar que se trata de la introducción.
El texto de la introducción debe ser muy conciso, pero al mismo
tiempo debe resultar atrayente, para que el lector se sienta
motivado en la lectura.
Los anexos
Recogen material pertinente para comprender el informe. Suponen
un apoyo a la información que se ha aportado en el texto. Los
materiales que se aporten deben presentarse de la forma que
más fácil de comprender por parte del destinatario. En los anexos
se incluyen tablas, gráficos (de barras, circulares, de líneas,
de áreas) y pictogramas.
El sumario
Una vez terminada la elaboración de los anexos, y como una
de las últimas etapas en la redacción del informe, hay que redactar
el sumario. El sumario es el resumen informativo donde se reseñan,
condensados, los elementos esenciales del informe. El sumario
sería como la miniatura del informe. Sus funciones son: dar
una visión general del contenido, facilitando lo esencial del
mismo; extractar lo que será mejor retenido, pensando en aquellas
personas que no lean la totalidad del informe; y mostrar al
lector dónde se sitúan, dentro del conjunto del informe, cada
una de sus partes fundamentales. El sumario debe contener:
- el título del informe y su fecha
- el tema
- su finalidad
- su ámbito
- los criterios empleados
- los resultados y recomendaciones, ordenadas de mayor a
menor prioridad (optativo)
- su importancia
- su carácter confidencial o no
- el código o número de referencia para su identificación
Elaborar un buen sumario puede ser difícil porque supone tener
que condensar lo que a veces se ha explicado en muchas más páginas.
Normalmente se afirma que un buen sumario no debe exceder el
10% de la totalidad del texto de un informe. En la actualidad
se tiende a reducir este porcentaje al 5%.
Si los informes son extensos, suelen tener al inicio una tabla
o índice de contenidos, que se redacta al final.
Ya hemos dicho que los informes, de todo tipo, deben ser claros,
exactos, precisos y concisos. En cuanto a las pautas generales
para su redacción, hay que señalar que suelen ser textos muy
impersonales (la impersonalización se consigue mediante el uso
sistemático de la voz pasiva y de las nominalizaciones, y de
elementos léxicos generalizadores que no apunten a una persona
concreta que es el sujeto de la redacción) y con una estructura
muy pautada.
Aunque normalmente no aparezca un sujeto concreto, a veces
veréis que en algunos informes aparece una valoración personal
(podéis acudir al ejemplo de informe del bloque correspondiente
en catalán), especialmente en textos muy técnicos en los que
se ha pedido una valoración de un experto, y en los que este
experto la manifiesta (entonces puede aparecer un "yo" sujeto
o una cierta modalización, sobretodo en las recomendaciones
o en las conclusiones). No son textos expresivos, en el sentido
de que no se busca el adorno ni lo accesorio, ni el deleite
en su lectura (lo cual no significa que tengan que estar mal
escritos; tienen que ser fundamentalmente claros y deben ser
fácilmente comprensibles), sino que son textos muy funcionales
y con unos objetivos muy delimitados.
Bibliografía
BLAKE, Gary; Robert W. BLY (1993) The Elements of Technical
Writing. New York: Macmillan.
VELILLA, Ricardo (1995) Guía práctica para la redacción
de informes. Barcelona: Edunsa.
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